Configurare e utilizzare XEO per le attività di back office di una web agency

Dopo avervi presentato il software XEO per caratteri generali e avervi mostrato alcune delle sue grandi potenzialità, andiamo a fare un esempio specifico di configurazione ottimale.

Il primo caso che vogliamo analizzare è come configurare e utilizzare XEO per la gestione e il monitoraggio delle attività di back office di una web agency, o di un professionista freelance che opera nel web.

Configurare e utilizzare XEO per le attività di back office di una web agency

La nostra esperienza con clienti che operano nel settore web (Web Agency, Agenzie SEO o di realizzazioni siti web) ci ha permesso di strutturare un'applicazione intelligente e pratica, che contenesse tutti gli aspetti fondamentali dell'attività di riferimento, e che riuscisse anche a connettere tutti questi dati tra loro.

Ecco come abbiamo pensato l’organizzazione della struttura e della configurazione di XEO in questa situazione:

  • Funzioni di CRM: Lead, Prospect, Clienti
  • Funzioni di Back Office: Gestione Attività, progetti e scheduling, Gestione dati relativi ai siti web, Fatturazione e Gestione Pagamenti
  • Utilities web: Blog e Form Contatti del tuo sito collegati a XEO tramite API

Strumenti di CRM per web agency di XEO

LEAD: Come organizzare e gestire i contatti iniziali ricevuti

Possiamo creare un unico modulo contenente tutti i contatti ricevuti, oppure per avere un monitoraggio più completo e analitico, possiamo differenziare i vari tipi di lead ricevuti, ad esempio nel nostro caso di una web agency:
  • Contatti ricevuti dal proprio sito web (Tramite moduli contattiform sul sito, tramite landing pages etc.)
  • Contatti della rete commerciale (ad esempio provenienti dagli agenti della rete vendita)
  • Altri contatti (conoscenze personali, o altre variabili)
Dai Lead ricevuti, potremo estrapolare i contatti dei potenziali clienti più interessanti e interessati e relazionarli ad un nuovo modulo Prospect

PROSPECT: Gestione di potenziali clienti interessanti

Dopo aver organizzato i nostri potenziali clienti, potremo creare un modulo Attività per la gestione e il controllo di tutti i prospect.

Potremo andare ad inserire facilmente lo stato dell’attività relativa al singolo prospect, personalizzando a proprio piacimento gli elementi da includere: ad esempio, è stato contattato il potenziale cliente? Dobbiamo ricontattarlo? Chi dello staff si occupa della gestione del prospect? Siamo in attesa di una risposta ad un nostro preventivo? Il cliente non ci ha più ricontattato?

Segmentando e differenziando la gestione dei lead e dei prospect sarà più facile anche valutare l’efficienza e l’utilità delle singole componenti: ad esempio, si potrebbe notare che i prospect ricevuti dal sito web, piuttosto che dalla rete vendita tradizionale, si convertono più facilmente in clienti, o viceversa.

CLIENTI - Gestione delle Anagrafiche dei Clienti già acquisiti e attivi.

In questa sezione andremo ad inserire tutti i dati relativi ai clienti acquisiti e anche qui potremo inserire delle relazioni verso altri moduli, ad esempio:
  • Una relazione con il modulo ProgettiScheduling - per monitorare l’avanzamento dei lavori
  • Una relazione con il modulo Fatturazione - per tenere d’occhio tutto ciò che riguarda Fatture e Pagamenti da parte del cliente.

Management delle attività di Back Office

Progetti e Scheduling: gestione delle attività e delle lavorazioni

Anche qui, può essere una buona prassi, nel caso di diverse tipologie di attività, diversificare in:
  • Progetti interni (per sviluppo di una PBN ad esempio, o di siti web per progetti personali)
  • Progetti esterni (gestione dello stato delle lavorazioni per i clienti)

SITI WEB - Per gestire gestire tutti i dati tecnici

Una delle difficoltà più grandi riscontrate da molte web agency e lavoratori nell’ambito del web marketing, è la corretta organizzazione di tutti i dati relativi al proprio arsenale, ad esempio tutti i siti web di proprietà o di cui si ha l’accesso per svolgere determinate attività.
  • Gestione dati tecnici siti web come: Accessi Wordpress, Accessi FTP, tutto ciò che riguarda la gestione dei dominii, come scadenze e Rinnovi.
  • Dati tecnici per attività SEO & di link building: ad esempio, potremo creare una struttura in cui inserire tutti i dati di nostro interesse, come valori di Domain Authority e Page Authority, indirizzo IP, le categorie dei siti.

FATTURAZIONE - Gestione Fatture e Pagamenti

Il modulo fatturazione sarà collegato al modulo clienti: grazie a XEO sarà possibile ottenere un modello per le fatture personalizzabile, con anche la possibilità di invio per e-mail direttamente tramite la nostra piattaforma.

Inoltre, è possibile collegare la fatturazione ad un eventuale modulo relativo ai prodotti o ai servizi offerti.

Utilizzo delle API e altre utilities di XEO

Grazie alle API, è possibile collegare XEO con il vostro sito web, con il blog, o con il form contatti, per gestire tutto più facilmente e sempre tramite un’unica piattaforma.

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